Передача данных из «Google Таблиц» в Telegram – это просто!
Вы думаете, что настроить передачу данных из Google Sheets в Telegram – это сложно? На самом деле, всё гораздо проще, чем можно себе представить!
Содержание:
1. Кому и зачем нужна интеграция «Телеграмма» с «Гугл Таблицами»?
2. Как связать работу «Google Таблиц» и Telegram с помощью ApiX-Drive?
3. Настраиваем Google Sheets
4. Настраиваем Telegram
5. Включаем интеграцию
6. Заключение
Настройка передачи информации из «Гугл Таблиц» в «Телеграмм» открывает бизнесу, фрилансерам и обычным пользователям массу возможностей и может избавить их от необходимости выполнят рутинные задачи. Зачем тратить время на ручную отправку сообщения о добавлении новых строк в таблицу, когда можно сделать так, чтобы соответствующие уведомления отправлялись автоматически.
Кому могут понадобиться такие возможности и как их реализовать — об этом и пойдет речь ниже.
Кому и зачем нужна интеграция «Телеграмма» с «Гугл Таблицами»?
Рассмотрим только две ситуации, хотя на самом деле их огромное множество. Допустим, у вас есть интернет-магазин, вы пока не используете CRM и фиксируете информацию о заказах и клиентах в «Гугл Таблице». Вам может понадобиться распределить поступающие заказы между ответственными менеджерами. Часто при этом передача данных осуществляется вручную. Если заказов 10-20, то справиться можно, хотя это и потребует дополнительных временных затрат. Но как быть, если в день поступает 50, 100 и больше заказов и идут они из разных источников? Трудно ничего не пропустить и не допустить ошибку.
Другой пример, вы работаете на фрилансе и получаете задачи от клиента в «Гугл Таблицах», чтобы ничего не пропустить нужно постоянно заглядывать в файл или ждать, когда о новых задачах сообщит заказчик. Если оба замотались — пропущена задача и снова потеряно время.
Получается, в обоих случаях ручная рутинная работа и мониторинг отнимают время, которое могло быть потрачено на более важные задачи, и приводит к ошибкам, а это уже упущенная прибыль, репутационные риски.
После настройки автоматизации уведомления об изменениях в таблице будут сразу же приходить в мессенджер ответственному менеджеру или фрилансеру, как в примерах выше. К тому же можно сделать так, чтобы вы могли указать, какие именно данные будут передаваться в мессенджер и при каких условиях.
Но сначала давайте разберемся, как настроить связь таблицы с Telegram с помощью ApiX-Drive на примере упомянутого выше интернет-магазина.
Как связать работу «Google Таблиц» и Telegram с помощью ApiX-Drive?
Не будем останавливаться подробно на регистрации в сервисе, делается это очень просто и быстро, тут сможет разобраться каждый.
![Создаём нашу первую связь Создаём нашу первую связь](/media/blogimg/w720/ru/c56508dbf2a1d9e9dffced4eb8c02a3b.jpg)
После того, как процедура регистрации успешно завершена, заходим в личный кабинет и нажимаем «Создать связь».
Настраиваем Google Sheets
Дальше нужно выбрать систему, из которой будут экспортироваться данные, в нашем случае «Гугл Таблицы».
![Выбираем Гугл Таблицы Выбираем Гугл Таблицы](/media/blogimg/w720/ru/57e0f9d5413b97b93f5c423cac65bac9.jpg)
Указываем, о каком действии будут отправляться уведомления в «Телеграмм». Нам нужно, чтобы приходила информация о новых заказах, поэтому выбираем «Загрузить строки (новые)».
![Выбираем загрузку новых строк Выбираем загрузку новых строк](/media/blogimg/w720/ru/d21fadf9d3363b6af38901d7b4fc01fa.jpg)
Теперь подключаем аккаунт, в котором находится таблица с заказами. Если вы выполнили вход в профиль любого сервиса «Гугла» — система сама распознает, ваш аккаунт, вам останется только предоставить ей доступ к данным.
![Подключаем нужный аккаунт Подключаем нужный аккаунт](/media/blogimg/w720/ru/88f427bdbd22b5997440d77b110f72a5.jpg)
Выбираем файл, с которым будем связывать Telegram. ApiX-Drive подгрузит все таблицы с вашего «Гугл Диска», указываем нужную. Если в ней много листов — понадобится указать конкретный лист, с которого системе нужно брать данные.
![Выбираем что именно подгружать Выбираем что именно подгружать](/media/blogimg/w720/ru/73fec3fd91a1f3e8494d2032e1c78b95.jpg)
После этого нужно прописать порядковый номер строки, начиная с которой будут передаваться заказы. Если информировать менеджеров о первых заказах, которые уже выполнены, не нужно, и вы хотите, чтобы приходила информация только о будущих заказах, то указываем номер первой пустой строки. В нашем примере это строка 7.
![Таблица с внесёнными данными Таблица с внесёнными данными](/media/blogimg/w720/ru/6a4b7be94c9cf31129675e79de0a6084.jpg)
Затем ApiX-Drive предлагает настроить фильтры, если это необходимо. Допустим, нам не интересны заказы с суммой меньше 200 долларов. Их будут обрабатывать в обычном режиме, а менеджеры получат оповещения в «Телеграмм» только о тех, которые равны или больше этой цифры. Так они смогут проследить лично за исполнением крупных заказов.
- Автоматизируйте работу интернет магазина или лендинга
- Расширяйте возможности за счет интеграций
- Не тратьте деньги на программистов и интеграторов
- Экономьте время за счет автоматизации рутинных задач
Чтобы это настроить, нажимаем «Добавить условие фильтрации».
![При необходимости добавляем фильтрацию При необходимости добавляем фильтрацию](/media/blogimg/w720/ru/abc1c9d31bdb4c1cb9a0c86a08db0a9d.jpg)
В «Поле для фильтрации» указываем столбец, в котором вы записываете цены. В пункте «Действие» выбираем «больше равно», затем появится поле «Значение», сюда записываем цифру 200.
![Задаём условие фильтрации Задаём условие фильтрации](/media/blogimg/w720/ru/8e1db55a226c3fda45e48b20c0c62757.jpg)
Можно выбирать и другие условия для передачи, например, по статусу сделки, дате её исполнения, источнику. Так, возможно вы хотите отправлять менеджеру информацию о заказах, полученных именно с сайта, игнорируя все офлайн-заказы. В таком случае выбираем колонку с источником сделки в «Поле для фильтрации», выбираем действие «регулярное выражение», а в «значении» пишем «сайт».
![Другой вариант фильрации Другой вариант фильрации](/media/blogimg/w720/ru/bac898fc3dc74e575d46ac2bc08624e9.jpg)
Обратите внимание, что есть возможность одновременно подключать сразу несколько фильтров по разным значениям, сочетая их между собой. При этом можно задействовать два варианта условий. "И" – если вам нужно, чтобы выполнялось условие всех фильтров одновременно; "ИЛИ" – когда достаточно срабатывания лишь одного из фильтров.
![Добавление элементов И/ИЛИ Добавление элементов И/ИЛИ](/media/blogimg/w720/ru/adb2781f0291191da493873c51a35785.jpg)
Так, в первом случае можно настроить передачу уведомлений, когда заказ больше или равен 200 долларов И получен с сайта. Во втором же случае достаточно, чтобы выполнялось то ИЛИ другое условие.
![Добавляем условие ИЛИ Добавляем условие ИЛИ](/media/blogimg/w720/ru/07eb596e413e9b7dc40c62e11c114fec.jpg)
Как видим, фильтры – это очень мощный инструмент, позволяющий не ограничиваться простой передачей данных, но сделать так чтобы при этом учитывались самые разные условия.
Настраиваем Telegram
На этом настройка «Гугл Таблиц» завершена, переходим к Telegram, который будет использоваться как приёмник данных.
![Выбираем приёмник данных Выбираем приёмник данных](/media/blogimg/w720/ru/0d46c2d13233ec6952475686188e9cac.jpg)
Выбираем его в списке и добавляем нужное нам действие действие — «Отправить сообщение».
![Действие – отправка сообщений Действие – отправка сообщений](/media/blogimg/w720/ru/d369c542d4cdcf54c492f763d753e3b2.jpg)
Теперь подключаем аккаунт «Телеграмм». Для этого необходимо найти в «Телеграмме» бота ApiX-Drive: @apix_drive_bot. Отправьте ему сообщение, в которое скопируйте строку подключения, ее вам на этом этапе уже сгенерировала система. Бот отреагирует на это вот таким сообщением:
![Подключаем Телеграм к ApiX-Drive Подключаем Телеграм к ApiX-Drive](/media/blogimg/w720/ru/74e98019d06eef9fd637ea877c62b4a2.jpg)
Это означает, что вы всё сделали правильно. Теперь настраиваем сообщение, которое будет приходить в мессенджер.
Системные данные — это информация о том, когда произошло событие. Если вам важно, чтобы менеджер получил время и дату, когда заказ был добавлен в таблицу — добавляем эти значения. Лучше в столбик, так удобнее будет форматировать и просматривать.
![Настраиваем внешний вид сообщения Настраиваем внешний вид сообщения](/media/blogimg/w720/ru/14022ec4e79de6f9359928069ddadc2d.jpg)
Когда закончили с системными, переходим к данным из «Гугл Таблиц». Чтобы менеджеру приходила не только сумма, но и информация о заказе, выбираем нужные колонки, например, добавим еще ФИО клиента, у нас эти данные в колонке В.
![Добавляем нужные данные Добавляем нужные данные](/media/blogimg/w720/ru/40f21bd98f3dbe0fa66493c1bc5a1b01.jpg)
Включаем интеграцию
На этом настройка связи завершена, чтобы проверить, что всё работает, можно отправить тестовое сообщение. Осталось включить автообновление.
![Включаем автообновление Включаем автообновление](/media/blogimg/w720/ru/4341b39a2d32a57953a7621b9c121b53.jpg)
Добавим в «Гугл Таблицу» новый заказ в графу 7, с которой мы настроили прием уведомлений:
![Новое значение в Гугл Таблице Новое значение в Гугл Таблице](/media/blogimg/w720/ru/2ff62c24bdfee2873062378dcdcbd726.jpg)
И вот в «Телеграмм» пришло сообщение о новом заказе:
![Результат – сообщение в окне Телеграм Результат – сообщение в окне Телеграм](/media/blogimg/w720/ru/9bf31995924efe892564958a52acb787.jpg)
Теперь добавим заказ со значением 200 долларов. И для чистоты эксперимента добавляем еще заказ с меньшей суммой, например, 150 долларов:
![Новые значения добавлен в Таблицы Новые значения добавлен в Таблицы](/media/blogimg/w720/ru/b44ae68332e00137f0734c1245ba5027.jpg)
Уведомление о заказе на 200 пришло пришло, а вот на 150 – нет. Все работает!
![И вот как выглядит новое сообщение И вот как выглядит новое сообщение](/media/blogimg/w720/ru/7b86779ab35a390ab1f2af56faa0a16e.jpg)
Заключение
На самом деле настраивать связь и передавать нужные данные очень просто. У сервиса интуитивно понятный интерфейс. На каждом этапе вам будут предлагаться пошаговые инструкции. Если же всё равно что-то будет непонятно, то к вашим услугам подробная справка со скриншотами и даже видеоуроками.
У ApiX-Drive очень широкие возможности, можно выстраивать целые структуры, позволяющие автоматизировать практически что угодно. Например, зачем вносить данные о новых заказах в Google Sheets вручную, если можно сделать так, чтобы они автоматически погружались с сайта магазина. Получается уже более интересная схема – сначала данные автоматически приходят в таблицы, а затем уже отправляются в мессенджеры менеджерам.
И подобных идей можно придумать множество – все зависит от потребностей вашего бизнеса! Например, почему бы не настроить отправку уведомлений из Trello в Telegram?
Читайте также о других интеграциях ApiX-Drive
- Как я настроила получение уведомлений из «Трелло» в Telegram
- Передаём лиды из Facebook в Telegram, Google Sheets и вообще куда угодно
- Интеграция Google-таблиц и Viber: настраиваем автоматическую передачу данных
- Как настроить передачу обращений из ManyChat в Google Sheets
- Интеграция Google Sheets и amoCRM: как настроить автоматическую передачу данных