Интеграция Google-таблиц и Viber: настраиваем автоматическую передачу данных

Google Sheets — гибкий и функциональный сервис для работы с электронными таблицами. Этот инструмент часто используют для коммуникации работников компании. Например, в таблице можно вести список задач сотрудников или использовать ее, как упрощенный вариант CRM-системы. Интеграция Гугл Таблиц с Viber поможет ускорить рабочие процессы и сделает их максимально прозрачными. Каждое важное изменение в Google Sheets будет дублироваться в мессенджере и не потеряется. 

Содержание:
1. Настройка интеграции Гугл Таблиц и Вайбер
2. Настраиваем Google Sheets
3. Настраиваем Viber
4. Включаем автоматическое обновление
5. Результат интеграции Google Sheets и Viber

Эксплуатация Google Sheets для хранения и добавления лидов/заказов/заявок является распространенной практикой. Этому способствует простота, наглядность и минимальный порог входа для работы с Гугл-таблицами. Все участники бизнес-процесса имеют доступ к документу и выполняют задачи, согласно изменениям в таблице. Подобный подход далек от идеала, так как предполагает регулярное отслеживание обновлений в файле. Рабочие процессы существенно упрощаются, когда изменения в таблице оперативно отражаются в мессенджере.

Итак, в нашем случае Гугл-таблица используется в качестве лаконичной CRM-системы, в которую менеджер добавляет новые заказы. Сбор и отправку заказа осуществляет другой работник. Наша цель — сделать так, чтобы при добавлении новой заявки в таблицу человек, отвечающий за доставку, получал всю необходимую информацию сообщением в Viber.

Для решения задачи мы будем использовать онлайн-коннектор ApiX-Drive. Этот инструмент позволяет автоматизировать обмен данными между различными системами. С помощью ApiX-Drive можно быстро и без привлечения программистов создавать сотни интеграций с участием популярных сервисов. В этой статье мы расскажем, как настроить связь Гугл-таблицы с мессенджером Viber. 

Для начала необходимо пройти стандартную регистрацию на сайте сервиса. Для входа можно также использовать аккаунт Google или Facebook. Весь процесс настройки интеграции займет около 5–10 минут.

На этом этапе будет сложно запутаться. Нас интересует зеленая кнопка “Создать связь”, которая и станет отправной точкой для реализации нашей интеграции.

После этого начинается настройка источника, данные из которого будут транслироваться в Viber. В нашем случае это Гугл-таблицы, поэтому из раскрывающегося списка следует выбрать пункт Google Sheets. Онлайн-коннектор ApiXDrive совместим с внушительным количеством сервисов. Поэтому лучше использовать строку поиска, чтобы сэкономить время.

Теперь нам нужно выбрать действие, которое будет отслеживать система. Для Гугл-таблиц список возможных триггеров лаконичен. Нас интересует добавление новых заказов — появление новой строки в файле.

Теперь подключаем аккаунт Гугл-таблиц. Делается это в несколько кликов, но на всякий случай есть короткая видео-подсказка. После нехитрых манипуляций аккаунт появляется в списке и доступен к выбору.

На следующей стадии необходимо выбрать таблицу-источник, лист и строку, с которой начнется загрузка информации.

На этапе “Фильтр” можно добавить различные параметры фильтрации сообщений для мессенджера. Применение фильтров позволяет максимально кастомизировать связь таблицы и Viber. Подробно об инструменте фильтрации рассказано в “Справке” (ссылка над кнопкой “Продолжить”). В нашем конкретном случае “тонкая” настройка не требуется, поэтому продолжаем дальше без добавления фильтров.

На шаге “Тест” система предлагает ознакомиться с данными, которые будут загружаться из Гугл-таблицы. У нас есть возможность редактировать эту информацию. Если список данных не появился, можно использовать кнопку “Загрузить тестовые данные”.

Половина пути уже пройдена — мы полностью настроили источник. Теперь пришел черед приема данных. В нашем случае это мессенджер Viber. 

Выбираем систему приема информации. Здесь список также объемный, поэтому можно сэкономить время на скроллинге и воспользоваться строкой поиска.

Теперь выбираем действие. Ошибиться здесь трудно, так как нас интересует отправка сообщений.

Следующим шагом будет подключение к системе аккаунта Viber. Это делается всего в несколько шагов — нужно зайти в паблик-аккаунт ApixDrive (ссылка прилагается), скопировать и отправить сгенерированную строку, дождаться сообщения об успешном подключении. Все эти простые манипуляции наглядно продублированы в видео-подсказке.

Примерно так выглядит строка для подключения Вайбера к системе ApiXDrive. В этот же чат в дальнейшем будут приходить смс об изменениях в Гугл-таблице.

Осталось дело за малым — нам необходимо настроить вид самого сообщения, которое будет появляться в мессенджере. Для этого мы используем переменные, доступные в выпадающих списках, группируя и оформляя их по своему предпочтению.

На тестовом шаге нам вновь предлагается ознакомиться с содержанием сообщения. При необходимости его можно отредактировать.

Итак, процесс настройки интеграции Google Sheets и Viber подошел к концу. Теперь осталось лишь включить автообновление, чтобы система по заданному интервалу отслеживала изменения в Гугл-таблице.

Что мы получили, потратив на настройку онлайн-коннектора ApiXDrive 5-10 минут? На выходе существенное упрощение бизнес-процесса. Ответственный менеджер добавляет новые заказы в Гугл-таблицу.

Работник, который отвечает за сбор и отправку, оперативно получает в Viber сообщение о новых заказах со всей необходимой информацией.

Интеграцию Google Sheets и Viber можно использовать для решения различных задач. Есть возможность к одному источнику подключить целый набор аккаунтов-приемников, что позволит повысить эффективность работы любой команды. 

К примеру, директор отдела маркетинга или отдела продаж может использовать Гугл-таблицу для добавления задач своим подопечным. Дублирование заданий сообщением в Viber заметно ускорит процесс и избавит от неприятных последствий человеческого или “компьютерного” фактора. Даже если работник не слишком внимательно изучил таблицу или у него по каким-то причинам нет доступа к файлу, задача все равно “настигнет” свою цель в мессенджере.

Создавайте интеграцию Google Sheets и Viber с помощью онлайн-коннектора ApiXDrive. Это не займет много времени, зато существенно упростит рабочие процессы в вашей компании.