Что такое Todoist: обзор одного из самых популярных менеджеров проектов
Сервис Тудуист — это функциональный и гибкий инструмент для управления задачами и проектами. Он одинаково хорошо подходит как для организации личных дел, так и для управления сложными рабочими процессами в командах. Рассказываем о ключевых особенностях Todoist, принципах его использования и интеграциях с другими сервисами.
Содержание:
1. Задачи в Todoist
2. Сроки и проекты
3. Фильтры и метки в Todoist
4. Функции для командной работы
5. Как правильно пользоваться Todoist
6. Интеграция с Тудуист других сервисов
7. Стоимость использования
8. Заключение. Один из лучших менеджеров проектов
Todoist позволяет хранить задачи, группируя их по срокам и проектам. Ваши дела всегда как на ладони. Вы понимаете, что нужно сделать сейчас, а что в определенном будущем, какие запланированные задачи вы успели выполнить, а какие — нет. Если управляете командой, то можете также делегировать задачи подчиненным и следить за их прогрессом.
Продвинутая сортировка задач, различные режимы их отображения, встроенные интеграции, отслеживание последних действий — эти и многие другие возможности доступны в Todoist. Аналоги сервиса если и предлагают сопоставимый список функций, то отстают в плане их реализации. Ведь богатые возможности Todoist упакованы в очень простой интерфейс, который легко освоить и удобно использовать. Причем это справедливо для всех основных платформ: помимо веба, приложение Todoist доступно на Android, iOS, Windows, MacOS и Linux.
Эта статья поможет быстро разобраться в главных особенностях Тудуист и понять, подходит ли он вам или нет.
Задачи в Todoist
Отображение задач. Сервис поддерживает два режима отображения задач: «Списки» и «Доски». Вы можете в любой момент переключаться между ними с помощью меню «Отображение».
![Обзор Todoist | Выбираем режим отображения задач Обзор Todoist | Выбираем режим отображения задач](/media/blogimg/w720/ru/b5bf8c78066a3323a43774867357c613.jpg)
Режим «Списки» показывает задачи в формате классического списка. Если он получается слишком длинным, для удобства его можно разбивать на разделы.
![Обзор Todoist | Список задач Обзор Todoist | Список задач](/media/blogimg/w720/ru/595ef83d266b01a26fa776dece6b0063.jpg)
Режим «Доски» относительно новый для Todoist и напоминает канбан-доски в духе другого популярного сервиса — Trello. Это более наглядный вид, который хорошо подходит для визуализации многоэтапных рабочих процессов. На доске дела отображаются в столбцах. Каждый такой столбец отражает одну из стадий готовности задачи. Например, «Нужно сделать», «В процессе», «Готово» и так далее.
![Обзор Todoist | Доска с задачами Обзор Todoist | Доска с задачами](/media/blogimg/w720/ru/5ba2c0012ac06a69817a8a3f4edf2788.jpg)
Как только работа над задачей переходит в новую стадию, исполнитель перемещает ее в следующий столбец. В результате пользователь четко видит прогресс по каждой задача на одном экране. Количество и названия столбцов, разумеется, можно менять под свои нужды.
Как добавить задачу. Для этого достаточно нажать на «+» и следовать подсказкам системы. В процессе добавления задачи можно задать ее название и описание, а также параметры: срок, проект, напоминание, метки и так далее.
![Обзор Todoist | Добавляем задачу Обзор Todoist | Добавляем задачу](/media/blogimg/w720/ru/bcfc9fc05095c3fbe00b94b17de29f21.jpg)
Основные действия с задачами. Сервис позволяет планировать, редактировать, отмечать завершенными, комментировать и удалять добавленные задачи. Также вы можете настраивать напоминания о делах, назначать для них исполнителя и указывать приоритет — степень важности. Все эти операции доступны через контекстное меню задачи.
![Обзор Todoist | Настраиваем задачу Обзор Todoist | Настраиваем задачу](/media/blogimg/w720/ru/ac76a251f05c9691710d8692f2e0c784.jpg)
Подзадачи. Todoist также поддерживает подзадачи. Их можно рассматривать как шаги, из которых складывается выполнение стандартных задач. Чтобы добавить подзадачу, можно нажать на материнскую задачу и воспользоваться соответствующей кнопкой.
![Обзор Todoist | Добавляем подзадачу Обзор Todoist | Добавляем подзадачу](/media/blogimg/w720/ru/f49f87e98b71fdceb5d04d2d8dc72229.jpg)
Завершенные дела. Задачи, которые вы отмечаете как выполненные, автоматически исчезают из проектов. Чтобы просмотреть их, надо зайти в нужный проект, кликнуть по трем точкам в правом верхнем углу и выбрать «Показать выполненные задачи».
![Обзор Todoist | Включаем отображение завершенных задач Обзор Todoist | Включаем отображение завершенных задач](/media/blogimg/w720/ru/0198a2579bb112263e846e8d1858890f.jpg)
Сроки и проекты
Как мы уже упоминали, в процессе создания задачи сервис позволяет указывать для нее срок выполнения и проект, к которому она относится. При редактировании задачи эти параметры можно в любой момент изменять.
Чтобы перечень добавленных дел не превращался в свалку, Todoist автоматически группирует их по срокам выполнения и проектам. Переключаться между группами можно с помощью вкладок на боковой панели.
- Автоматизируйте работу интернет магазина или лендинга
- Расширяйте возможности за счет интеграций
- Не тратьте деньги на программистов и интеграторов
- Экономьте время за счет автоматизации рутинных задач
Часть вкладок — хронологические. Например, вкладка «Сегодня» показывает только дела, запланированные на текущий день. Она позволяет сфокусироваться на самых срочных задачах. А вкладка «Предстоящие» отображает дела, назначенные на более поздние даты.
![Обзор Todoist | Сроки Обзор Todoist | Сроки](/media/blogimg/w720/ru/5083f12a3c1d3f246f6bf708aaaf4916.jpg)
Другая категория вкладок — «Проекты». Как понятно по названию, они предназначены для переключения между группами задач из разных проектов. К примеру, если нажать на вкладку «Разработка сайта», Todoist покажет дела, которые входят в проект с этим названием. Каждый пользователь может создавать необходимое ему количество проектов и давать им любые названия.
![Обзор Todoist | Проекты Обзор Todoist | Проекты](/media/blogimg/w720/ru/88232a3115e0afe41a66068585809637.jpg)
Еще одна вкладка, которая отличается от других, — это «Входящие». Она показывает все новые задачи, для которых пока не указаны сроки и проекты. На тарифе «Бизнес» также присутствует вкладка «Входящие для команды», предназначенная для коллективных задач.
![Обзор Todoist | Входящие Обзор Todoist | Входящие](/media/blogimg/w720/ru/c37fa2a59fd3d8ced9401dc37790d076.jpg)
Если открыть любую вкладку и нажать на кнопку добавления задачи, Todoist автоматически поместит ее в соответствующую группу. Например, если открыть «Сегодня» и добавить задачу, она появится на этой же вкладке в группе сегодняшних дел. Конечно, если в процессе создания задачи не менять ее срок выполнения.
Фильтры и метки в Todoist
На боковой панели Todoist есть еще одна вкладка — «Фильтры и метки», о которой стоит рассказать отдельно. Здесь пользователю доступны два мощных инструмента, предназначенных для сортировки задач по различным параметрам. С их помощью вы сможете быстро находить нужные дела, каким бы ни было общее количество добавленных задач.
![Обзор Todoist | Фильтры и метки Обзор Todoist | Фильтры и метки](/media/blogimg/w720/ru/e41d72347be0d28a5bd6678f47ffe97d.jpg)
Фильтры. Этот инструмент позволяет сортировать дела по исполнителю, приоритету, сроку, дате создания, проектам и прочим параметрам. Создать и настроить фильтр можно с помощью кнопки «+».
Метки. Эта опция выполняет сортировку задач по ключевым словам. Чтобы добавить новую метку в общий список, нужно воспользоваться кнопкой «+». Чтобы отметить этой меткой конкретную задачу, нужно нажать на нее и воспользоваться кнопкой с иконкой в виде бирки.
Функции для командной работы
Todoist предоставляет возможности для эффективного управления командной работой. Руководитель может открывать доступ к выбранным проектам для своих сотрудников, назначать исполнителей для задач и следить за выполнением. Все члены команды могут комментировать задачи и прикреплять к ним различные рабочие файлы.
- Как открыть сотрудникам доступ к проекту. Перейдите на вкладку проекта и нажмите на кнопку «Общий доступ». С помощью открывшегося меню отправьте ссылку-приглашение нужным людям по email.
- Как назначить исполнителя задачи. Для начала откройте сотруднику доступ к проекту. Затем нажмите на нужную задачу, воспользуйтесь кнопкой «Исполнитель» и выберите нужного человека из списка.
- Как комментировать задачи. Откройте задачу и перейдите на вкладку «Комментарии». Либо просто нажмите на иконку комментирования справа от задачи. После этого воспользуйтесь формой для отправки текста. При необходимости можно сделать так, чтобы система уведомила сотрудников о вашем комментарии. Для этого перед его публикацией нужно нажать «Уведомить» и выбрать нужных пользователей.
- Как прикреплять файлы к задачам. Файлы вставляются в комментариях. Для этого рядом с полем для ввода текста надо нажать на иконку в виде скрепки и выбрать нужный файл на устройстве для загрузки в Todoist.
- Как следить за действиями сотрудников. Для этого существует специальный раздел с историей активности пользователей. Чтобы открыть его, нажмите на иконку своего профиля и выберите «Журнал действий». Здесь всегда можно посмотреть, чем занимались вы и другие сотрудники в рамках общих проектов.
Как правильно пользоваться Todoist
Todoist спроектирован специально для управления задачами по популярной методике GTD (Getting Things Done — от англ. доведение дел до конца). Этот принцип предполагает, что четкая организация задач на внешнем носителе освобождает ресурсы мозга и помогает работать продуктивнее.
Фиксируя все задачи в сервисе и распределяя их по срокам и проектам, вы избавляете себя от необходимости постоянно прокручивать свои дела в голове в страхе что-то упустить или перепутать. Вместо этого вы можете спокойно фокусироваться на важных задачах и эффективно их выполнять.
Использование Todoist по алгоритму GTD можно разделить на несколько этапов.
- Сбор информации. Добавляйте все, включая даже самые незначительные и пока не обдуманные цели, на вкладку «Входящие».
- Обработка. Преобразуйте размытые цели в конкретные задачи с описанием, подзадачами, комментариями и прочей информацией.
- Организация. Распределяйте добавленные задачи по проектам, назначайте сроки и приоритет. При необходимости добавляйте исполнителей.
- Обзор. Как минимум раз в день проверяйте список задач и, если нужно, вносите изменения.
- Действия. В порядке очереди работайте над самыми важными задачами, которые запланированы на ближайшее время.
Интеграция с Тудуист других сервисов
Возможности Todoist можно расширить с помощью встроенных модулей для интеграции с другими приложениями. Каждый из них позволяет подключить определенный сервис к Тудуист и настроить их автоматическое взаимодействие. Например, вы можете интегрировать менеджер проектов с «Google календарем», чтобы запланированные задачи автоматически появлялись в последнем.
Чтобы настроить подключение Todoist с интересующим вас приложением, нажмите на иконку своего профиля, затем выберите «Интеграции» — «Просмотреть интеграции». В открывшемся списке нажмите на модуль для подключения нужного сервиса и следуйте подсказкам по интеграции. Обычно процесс очень простой и занимает всего несколько кликов.
![Обзор Todoist | Категории сервисов, которые можно подключать с помощью встроенных модулей Обзор Todoist | Категории сервисов, которые можно подключать с помощью встроенных модулей](/media/blogimg/w720/ru/f77863dfa07d4ab8b5bdd02c7ab0d5cd.jpg)
Но что делать, если модуля для подключения нужного вам сервиса нет в Todoist? В такой ситуации поможет коннектор ApiX-Drive. Эта платформа позволяет подключать к менеджеру проектов сотни дополнительных систем: другие менеджеры задач, электронные таблицы, CRM, мессенджеры, интернет-магазины, сервисы лидогенерации и так далее. Приведем несколько типичных примеров.
- Интеграция с CRM-системами. Результат: автоматическое копирование задач из CRM в Todoist.
- Интеграция с Telegram. Результат: дублирование уведомлений о новых задачах, проектах или комментариях в мессенджере.
- Интеграция с Gmail. Результат: автоматическое создание задач из писем от выбранного контакта — например, вашего клиента.
- Интеграция с Facebook. Результат: автоматическое создание задач из лидов, полученных через рекламную форму соцсети.
Для настройки интеграций с пощью ApiX-Drive не нужно уметь программировать. Достаточно зарегистрироваться на сайте платформы и создать подключение между Todoist API и нужным сервисом с помощью встроенных в интерфейс подсказок. В среднем процесс занимает до 15 минут.
Стоимость использования
Если вас заинтересовал Todoist, скачать его приложения и использовать их, как и веб-версию, вы можете бесплатно. Но в этом случае будут действовать ограничения. Нельзя создавать больше 5 проектов и подключать более 5 сотрудников. Загружаемые файлы не должны превышать 5 МБ, а журнал не показывает действия старше одной недели. Кроме того, вы не сможете использовать напоминания.
Если эти рамки не устраивают, к вашим услугам два премиальных плана. Тариф Pro за 3 доллара в месяц расширяет ограничения до 300 проектов и 25 сотрудников на проект. Пользователю доступны напоминания, 150 фильтров, возможность загружать файлы до 100 МБ и другие дополнительные функции.
Тариф «Бизнес» полностью снимает ограничения и предлагает функции для командной работы. Его стоимость составляет 5 долларов за пользователя в месяц.
![Обзор Todoist | Тарифы Обзор Todoist | Тарифы](/media/blogimg/w720/ru/89739950036c16b70dd02d8b68fd6cb8.jpg)
Заключение. Один из лучших менеджеров задач
- С сервисом Todoist управление проектами или отдельными задачами превращается в четко отлаженный процесс без лишней головной боли. Вы понимаете, что нужно сделать сейчас, а что в определенном будущем, какие запланированные задачи вы успели выполнить, а какие — нет. Все очень наглядно и интуитивно.
- Todoist позволяет хранить задачи, группируя их по срокам и проектам. Вы можете планировать, редактировать, отмечать завершенными, комментировать и удалять добавленные задачи. Также можно настраивать напоминания о делах, назначать для них исполнителя и указывать приоритет.
- Todoist автоматически группирует добавленные задачи по срокам выполнения и проектам. Переключаться между группами можно с помощью вкладок на боковой панели.
- Каким бы ни было общее количество добавленных задач, вы можете быстро находить нужные дела с помощью раздела «Фильтры и метки».
- Todoist предоставляет возможности для эффективного управления командной работой. Руководитель может открывать доступ к выбранным проектам для своих сотрудников, назначать исполнителей для задач и следить за выполнением.
- Todoist спроектирован специально для управления задачами по популярной методике GTD. Этот принцип предполагает, что четкая организация задач на внешнем носителе освобождает ресурсы мозга и помогает работать продуктивнее.
- Возможности менеджера проектов можно расширить посредством интеграции с другими приложениями. Подключать их можно с помощью модулей, встроенных в Todoist, или через платформу ApiX-Drive.