Як створювати форми в Asana

Asana — одна з найпопулярніших програм для управління проектами та організації командної роботи. Сервіс пропонує широкий спектр інструментів для контролю завдань, обміну даними, відстеження продуктивності, автоматизації рутинних процесів і т.д. У цій статті ми розповімо, навіщо потрібні форми в Asana, як їх створювати і налаштовувати.

Організація ефективної командної роботи є важливим і складним завданням. Саме для вирішення цієї проблеми розробляються такі програми, як Asana. Цей сервіс можна використовувати окремо, як простий диспетчер завдань. Але головні переваги Asana виявляються, коли мова заходить про командну роботу та багатокомпонентні проекти.

Робота в команді дозволяє вирішувати складні завдання та досягати високих результатів. Однак перспективи такого формату співпраці часто пригнічуються проблемами у площині координації та комунікації. Чим складніший проект і чим більше в ньому задіяно людей, тим проблематичніше об'єднати зусилля всіх співробітників в контрольований потік і створити синергію.

Продуктивна командна робота передбачає такі умови:

Все це можна досягти за допомогою програми Asana. Сервіс допомагає створити комфортний робочий простір, що значно спрощує процеси обміну інформацією, планування та управління завданнями. Різноманітні опитування та дослідження показують, що офісні працівники та фрілансери витрачають більше половини свого робочого часу на організаційні питання: обговорення завдань, обмін файлами, визначення пріоритетів завдань, збір даних тощо. Додаток Asana допомагає мінімізувати час, необхідний на підготовчі заходи, щоб команда могла зосередитися на виконанні завдань.

Asana — це цілий набір інструментів для підвищення якості роботи. Користувачі отримують можливість візуалізувати робочі процеси в зручному форматі — комусь подобається працювати зі списками завдань, а хтось віддає перевагу канбан дошці Asana. Слід зазначити, що базовий функціонал диспетчера завдань — це лише верхівка айсберга можливостей програми Asana. Насправді користувачам цього сервісу пропонується широкий спектр інструментів для виведення робочих процесів у команді на новий рівень якості. Один з таких інструментів ми розглянемо докладніше — це форми Асана.

Як ми зазначали раніше, одним із принципів ефективної командної роботи є стандартизація процесів. Ця умова також справедлива для способу збору даних у проєкті. Форми Asana покликані вирішити завдання створення прозорого та ефективного каналу отримання важливої інформації. Цей інструмент допомагає керувати проєктами, розподіляти завдання та координувати командну роботу. За допомогою форм ви можете легко надсилати необхідні дані та запити навіть без облікового запису Асана.

Форма — це набір полів, які можна гнучко налаштовувати та вибирати для конкретних цілей. Кожна надіслана форма перетворюється на завдання у проєкті. Цей інструмент збору даних можна використовувати різними способами. Наприклад, це може бути процес отримання відгуків клієнтів, звітів про баги, запитів на виконання завдань тощо.

Давайте розглянемо реальний приклад того, як можна застосовувати форми в Асана. У нас є контент-відділ, одне із завдань якого — наповнення корпоративного сайту. Ми розглянемо процес збору ідей для публікацій. Як збирати та опрацьовувати теми, коли в процесі формування контент-плану задіяно багато людей. Співробітники можуть використовувати різні канали (месенджери, пошта, телефон), щоб запропонувати свої варіанти. Але набагато ефективніше і зручніше, якщо для цього процесу є єдиний інструмент, а дані збираються в одному місці і в зручному форматі.

Рішенням цієї проблеми може стати проект «Content plan ideas» та форма для збору можливих тем для публікацій. Кожен, хто має доступ до форми, може швидко подати ідею, яка з’явиться як завдання в проєкті. Залишається тільки оцінити варіанти, призначити виконавців і терміни. Давайте докладніше розглянемо, як створити форму в Asana.

Наше завдання — зробити таку форму, щоб співробітники могли швидко і легко додавати свої ідеї для публікацій. Спочатку давайте створимо проект «Content plan ideas». Переходимо на вкладку «Workflow» і знаходимо розділ «Forms».

У бічній панелі, що відкрилася, натисніть «Add Form».

Вкажіть назву форми.

Поля «Name» та «Email» додаються до форми за замовчуванням. Якщо ці поля не потрібні, їх можна видалити. Ми залишимо поле «Name». Зауважте, що якщо ви видалите запитання про Email, користувач не отримає електронною поштою підтвердження про те, що форму було надіслано.

Щоб налаштувати форму, скористайтеся параметрами на вкладці «Questions»: Single line text, Paragraph text, Number, Single-select, Multi-select, Date, Attachment.

Додайте поле «Article title» та зробіть його обов’язковим.

Тепер перейдіть на вкладку «Settings». Виберіть вміст поля «Article title» як джерело для назв завдань.

Додайте поле «Blog section» з множинним вибором. В якості можливих варіантів ми вказуємо актуальні розділи нашого блогу.

Форма Асана — це гнучкий інструмент, який можна налаштувати для різних сценаріїв. Наприклад, ви можете використовувати розгалужені форми, щоб додаткові поля з’являлися, коли дається певна відповідь. Припустимо, що для ідей в розділі «Marketing» обов'язково вказувати приклади схожих статей. Натисніть значок розгалуження форми поруч із опцією «Marketing».

З’являється спеціальній простір для додавання полів, які будуть видимі, якщо користувач вибере опцію «Marketing». Ми додамо поле «Sources» і зробимо його обов’язковим.

Давайте перевіримо нашу форму. Натисніть «Preview», заповніть поля та надішліть форму.

На основі даних із заповненої форми в проєкті з'явилося нове завдання.

Якщо ми виберемо опцію «Marketing» для запитання «Blog section», то з’явиться поле «Sources».

Щоб поділитися формою, скопіюйте посилання та надішліть його всім співробітникам, які беруть участь у формуванні контент-плану.

За допомогою форми навіть члени команди, які не мають облікового запису Asana, також зможуть додавати свої ідеї. В результаті всі пропозиції збираються в зручному форматі в проєкті. Перевіряємо теми, обираємо найкращі варіанти та призначаємо виконавців.

Asana Forms — це потужний інструмент, який допоможе вам організувати командну роботу та ефективно збирати корисну інформацію. Наведений вище приклад є лише одним із багатьох застосувань цієї функції. Форми є простим, але дуже гнучким рішенням. Комбінуйте поля, будуйте гілки, додавайте брендинг, використовуйте готові шаблони — створіть найкращий інструмент для збору інформації під конкретне завдання. Пам’ятайте, що дошка-kanban Asana або списки завдань — це лише фасад. У сервісі присутня величезна кількість інструментів для оптимізації та спрощення ваших робочих процесів.

Рутинні завдання забирають у співробітників багато часу? Вони вигорають, їм не вистачає робочого дня на основні обов'язки та важливі справи? Розумієте, що єдиний вихід із цієї ситуації у сучасних реаліях — автоматизація? Спробуйте Apix-Drive безкоштовно і переконайтеся, що онлайн-конектор за 5 хвилин налаштування інтеграції видалить з вашого життя значну частину рутини і звільнить час вам та вашим співробітникам.