Накладная
Накладная — это первичная документация, которая одновременно является сопроводительным документом. Она подтверждает, что товар был передан от одного лица (субъекта предпринимательства) другому (физическому лицу или юридическому контрагенту).
Продавцы отгружают товары по накладной, а перевозчики по ней принимают их. Также этот документ можно предъявить контролирующим органам во время проверки. Если товар был поставлен корректно, товар соответствует по количеству, объему и другим данным в накладной, то получатель должен подписать документ и тем самым принять партию. Если количество или качество прибывшего товара не соответствует описанию в накладной, то получатель не должен подписывать накладную, иначе он возьмет на себя лишние обязательства, которые в дальнейшем будет сложно оспорить.
Товарно-транспортные накладные являются документами первичного бухгалтерского учёта, то есть служат для подтверждения расходов компании перед налоговым органам. Формы накладных могут быть различными:
- товарную накладную следует оформлять, если доставкой груза занимается либо сам продавец, или покупатель. На основе этого документа продавец может записать стоимость продукции по бухгалтерскому учёту, а покупатель, наоборот, отразит как приобретенные материальные ценности;
- товарно-транспортная накладная оформляется в случае, когда перевозкой грузов занимается транспортная компания. В ней нет товарного раздела, лишь только информация о доставке и перевозке груза. Этот документ служит подтверждением того, что груз перевозился;
- накладные на отпуск материалов используются реже. Они необходимы, когда материалы со склада передаются сторонним организациям, либо собственным филиалам. Накладная отображает движение материальных ценностей и служит основанием для их учёта.
Любая накладная должна содержать:
- наименование, количество, стоимость товарных единиц;
- размер НДС;
- данные о покупателе и продавце, их реквизиты, подписи, печати;
- если накладная товарно-транспортная, то необходимо указать данные о перевозчике.
В комплекте с накладными обычно идут счета-фактуры. Оба эти документа выписываются при отгрузке товаров или при переходе права собственности на них. Однако счёт-фактуру можно заполнить и позже, в течение 5 дней после отгрузки. Во многом документы повторяют друг друга, но они не являются взаимозаменяемыми. Накладные нужны для учета материальных ценностей, а счет-фактура больше для учёта НДС.
Чтобы упростить документооборот был создан УПД — универсальный передаточный документ, который объединяет накладную и счёт-фактуру. Его можно сформировать и в бумажном, и электронном виде. Электронную накладную составляют в одном экземпляре. Этот документ состоит из 2 частей. Первую заполняет продавец, вторую — покупатель.
Важно помнить: чтобы подписывать электронные накладные или электронные УПД у обеих сторон должна быть электронная цифровая подпись.
Вернуться на главную Энциклопедия eCommerce
Настроить интеграцию без программистов ApiX-Drive
Статьи о маркетинге, автоматизации и интеграциях в нашем Блоге