Google Календарь и Telegram: два простых решения, благодаря которым эффективность сотрудников выросла до 150%
Чаты, чаты, бесконечные чаты… Как вспомню, так вздрогну. Самой большой проблемой в бизнесе для меня стала коммуникация внутри компании. Особенно с удаленными сотрудниками и фрилансерами.
Теперь для взаимодействия с коллегами я использую всего два инструмента: Google Календарь и Telegram, и получаю удовольствие от результата. За последний год прибыль выросла в 4 раза, а все потому, что мне удалось сделать систему коммуникации простой, прозрачной и понятной для всех. Как? Именно об этом я расскажу в статье. Поехали!
Предыстория: исповедь начальника-чайника о том, как передовые технологии чуть не угробили бизнес, в который были вложены сердце, душа и немалые суммы.
На этапе стартапа нас было только двое — я и мой партнер. Нам хватало телефона, чтобы договориться о встрече. Наш "офис" находился в пыльном и душном гараже, на самой окраине города. Но мы мечтали, что скоро у нас будет гейм-студия, и на коленках разрабатывали первую игру.
Гейм-приложение оказалось успешным, и мы заработали ровно столько, сколько нужно было для небольшого офиса с оборудованием. Собрали команду из четырех человек и начали работу. Для общения использовали Skype. Этого было более чем достаточно для обмена ссылкам, файлами, видеозвонков, групповой переписки.
Прошло время и компания выросла. У нас появился отдел продаж, аналитики, маркетинга, PR, а еще удаленные дизайнеры, художники и копирайтеры. И скайп оброс огромным количеством чатов. И в один прекрасный момент это стало невыносимым — звук уведомлений до сих провоцирует у меня нервный тик.
А что в этих чатах творилось — черт ногу сломит. И котики, и гифки, и прилетающие не туда сообщения: сплошной сюрреализм.
Стало действительно сложно доносить до коллег важную и нужную информацию.
Только у меня уходило не меньше трех часов в день (!), чтобы разобраться с тем, что кто кому пишет, и на каком этапе сейчас находится тот или иной проект.
А проблем становилось все больше:
- Разъяренные программисты забрасывали гневными сообщениями о том, что их нужно убрать из всех чатов.
- У маркетолога полдня уходило на постановку технических заданий.
- Руководители отделов пропускали важные задачи и собрания.
- Специалисты не соблюдали дедлайны или вообще не выполняли работу, так как не понимали, кому поставлено задание.
Все это привело к потере клиентов, выплатам компенсаций и снижению доверия к компании в целом.
В один прекрасный момент случилось так, что денег не осталось ни на аренду, ни на зарплаты.
И в этой ситуации выбор был не большой:
- Сворачиваться.
- Оптимизировать внутреннюю коммуникацию.
Выбрали второе.
Тесты
Здесь коротко. Перепробовали все в различных комбинациях: Slack, Битрикс24, Trello, почта, социальные сети, мессенджеры. Появились новые трудности:
- постоянное предоставление доступов;
- у сотрудников открыто минимум по 5 окон для работы с ТЗ, куча вкладок и диалоговых окон для решения по нему оперативных вопросов. И это помимо профессионального софта.
- частые сбои в работе сервисов увеличивали время выполнения работы.
- и много другое.
Кажется, что ситуация лишь усугубилась.
- Автоматизируйте работу интернет магазина или лендинга
- Расширяйте возможности за счет интеграций
- Не тратьте деньги на программистов и интеграторов
- Экономьте время за счет автоматизации рутинных задач
Поэтому я перестала следовать тенденциям и подключаться ко всему и сразу. Вычеркнула из своей жизни сложные и малопонятные CRM-системы, где творился хаос и неразбериха, ведь в этой каше варились и мои коллеги, и клиенты компании.
Google Календарь и его преимущества
Поистине недооцененный Google Календарь стал моим спасением. Универсальное решение, которое я сейчас использую для:
- планирования событий;
- коротких заметок;
- постановки задач;
- отслеживания прогресса выполнения работы по каждому сотруднику.
Проще говоря, обычный Гугл Календарь превратился в корпоративную CRM. Для каждого отдела у меня отдельный календарь, где я размещаю задачи и сроки их выполнения.
- Срочные выделяю красным цветом, те, что могут подождать — зеленым. К задаче можно прикрепить любой файл или ссылку, необходимую для работы.
- Прописываю мероприятия: совместный поход, тренинг для отдела продаж или выездной семинар.
- Отмечаю действия, которые нужно сделать в течение дня. Чтобы не загружать лишней информацией поля, задачи ставлю во временном промежутке с 9:00 до 8:30 с уведомлением на почту. Далее фильтрую по актуальности: выполнить, перенести, делегировать или отменить.
Но в процессе работы с этим инструментом всплыл существенный недостаток — сотрудники редко проверяют рабочую почту и автоматически удаляют события на телефоне.
Поэтому решить проблему несвоевременного выполнения задач до конца не получилось.
Встал вопрос, как оперативно и персонализировано уведомлять членов команды о новых событиях в корпоративном календаре без временных затрат на рассылку во все каналы связи.
Интеграция и автоматизация
На плановом собрании устроили брейншторм, и пришли к выводу, что оптимальный вариант взаимодействия — связать Гугл Календарь с мессенджером. Выбрали Telegram, а что дальше?
- Разработать собственный софт. Вариант отпал сразу, ведь недостаточно просто создать программу, ее нужно постоянно обслуживать, а отдельного человека для этого нанимать нерентабельно.
- Делегировать задачу. Здесь, как в первом случае, но денег ушло бы в несколько раз больше.
- Найти готовое решение, которое не придется обслуживать самостоятельно.
Выбор пал на ApiX-Drive. Это, пожалуй, единственный в Украине сервис интеграции, способный «подружить» между собой практически все программы, с которым работает малый, средний и крупный бизнес.
Что в итоге?
С подключением сервиса интеграции все встало на свои места, о чем свидетельствуют квартальные отчеты.
Что изменилось после внедрения?
- Все делается вовремя. Больше никаких авралов, задержек и невыполненных обязательств. Работа выполняется точно в срок и даже с временным запасом на правки.
- Прозрачность. Больше никакой путаницы с задачами. Всем все ясно и понятно.
- Отклик на изменения в календаре — мгновенный. Среднее время ответа — 5 минут.
- Простота отслеживания. Каждый сотрудник получает персонализированную задачу непосредственно от своего руководителя. Все сообщения сохраняются в истории Телеграм, проверка которой занимает считанные минуты.
- Мгновенная обратная связь. Выполненная задача закрывается в календаре посредством изменения статуса или добавления заметки, извещение о новом действии доставляется мгновенно поставщику задачи.
- Комфорт. Не нужно никого пинать и контролировать.
- Специалисты оставляют заметки об этапах выполнения задач. Нет необходимости логиниться в десятках программ и создавать 100500 вкладок в браузере.
- Спокойствие. Отсутствие чатов снизило напряжение в коллективе.
- Результативность и качество. Работа выполняется по плану в рамках стратегий и со 100% отдачей.
- Рост продаж. Эффективность отдела повысилась на 150% за счет отсутствия раздражителей и необходимости отслеживать переписки в десятках чатов.
- Увеличение прибыли. Спокойная атмосфера позволяет выполнять планы и достигать поставленных целей. За год мы увеличили прибыль в 4 раза.
И все это благодаря бесплатной автоматизации одного процесса с помощью ApiX-Drive.
Как это работает
Конечно, для настройки цепочек нужно время. И не мало, если хочется создать прямую коммуникацию с каждым отдельным специалистом. Несмотря на то, что на сайте выложена подробная инструкция, у меня возникали трудности. Обычно из-за того, что какую-то кнопочку не нажала или проигнорировала тот или иной шаг в инструкции.
Очень порадовала техническая поддержка, которая оперативно реагировала на мои вопросы, и помогала решать их легко и с удовольствием.
Результат получился идеальный:
Создала событие, а оно уже в Телеграме ответственного сотрудника. И это невероятно круто.
Рекомендую попробовать ApiX-Drive уже сейчас. За две недели тестового периода вы увидите результативность инструмента на бизнес-показателях. И вам это точно понравится!