Что такое Asana: обзор основных возможностей сервиса
Сервис Asana — менеджер проектов, который помогает сотням тысяч компаний эффективно управлять рабочими задачами. В этой статье мы расскажем об основных разделах и возможностях Асана, а также об ее интеграции с внешними системами.
Содержание:
1. Задачи в Asana
2. Проекты и отображение задач
3. Командная работа в Asana
4. Основные разделы Асана
5. Интеграция с Asana: подключаем внешние сервисы
6. Стоимость Asana
7. Заключение
Asana позволяет сохранять задачи и распределять их по проектам. Вы можете настраивать отображение задач, делегировать их другим сотрудникам и отслеживать прогресс работы. Уведомления и отчеты всегда держат руководителя и подчиненных в курсе происходящего в компании. А система комментариев дает возможность обсуждать рабочие дела прямо внутри Asana.
Сервис доступен для компьютеров в формате веб-версии и клиента для десктопных систем. Если хотите оперативно получать уведомления о новых задачах и управлять ими с мобильного, к вашим услугам приложение Asana. Скачать его можно бесплатно в AppStore или Google Play.
Задачи в Asana
Как и в других менеджерах проектов, управление рабочим процессом в Asana происходит в основном на уровне задач. Это добавленные в сервис небольшие цели, над достижением которых трудятся пользователи. Например, «Нарисовать макет сайта» или «Написать код».
После нажатия по задаче открывается ее карточка, которая позволяет указывать, просматривать и редактировать дополнительные сведения. Многие операции можно совершать с задачей только из открытой карточки.
Добавив задачу, вы можете применить к ней следующие действия.
- Добавить срок выполнения: указать дату и время, к которым задача должна быть завершена.
- Добавить описание: ввести текстовые сведения, которые так или иначе характеризуют задачу. Например, можно добавить инструкции или объяснения, которые помогут исполнителю.
- Добавить в проект: поместить задачу в подходящую директорию. Подробнее о проектах читайте ниже в разделе «Проекты и отображение задач».
- Открыть доступ: предоставить другим пользователям возможность просматривать задачу и взаимодействовать с ней.
- Назначить исполнителя: закрепить выбранного пользователя в качестве ответственного за выполнение задачи. Такой человек получит уведомление о назначении.
- Запросить согласование: добавить в карточку особую кнопку, с помощью которой руководитель сможет быстро утвердить задачу или предложить правки.
- Добавить метки: указать один или несколько тегов, которые можно использовать для быстрого поиска всех отмеченных таким образом задач.
- Прикрепить вложение: загрузить в задачу файл с компьютера или облачных дисков.
- Добавить подзадачи: создать промежуточные этапы, из которых будет складываться выполнение материнской задачи.
- Отметить завершенной: перевести задачи в категорию выполненных дел.
- Удалить: стереть ненужную задачу.
Проекты и отображение задач
Задачи в Asana можно распределять между специальными директориями — проектами.
Каждый такой проект удобно рассматривать как отдельное направление работы. Например, если вы разрабатываете сайты под заказ, можете создавать отдельный проект для каждого из них и помещать туда соответствующие задачи. Это позволит управлять созданием каждого сайта независимо от других.
Список созданных проектов всегда под рукой — внизу на боковой панели. Нажав на любой из них, вы увидите все добавленные в него задачи.
Внутри проекта вы можете переключаться между разными режимами отображения задач: «Списком», «Доской», «Хронологией» и «Календарем».
Список. В этом режиме отображается стандартный вертикальный список задач. При желании вы можете разбивать его на секции — разделы.
Доска. Этот вариант показывает несколько вертикальных списков. Предполагается, что каждый из них отражает определенный статус задачи: например, «В планах», «В работе», «Готово». Когда статус меняется, исполнитель должен перемещать ее в следующий список. В результате руководитель и остальные участники проекта всегда четко видят, на какой стадии готовности находится каждая добавленная задача.
Хронология. Задачи отображаются в виде отрезков на временной шкале, что позволяет с легкостью распределять их по времени.
Календарь. Еще один режим, который помогает ориентироваться в загрузке относительно доступного времени. Как несложно догадаться по названию, задачи размещаются на календаре.
Командная работа в Asana
Руководитель получает возможность добавлять сотрудников в свою команду и управлять их доступом к данным. Например, любой проект можно сделать доступным всей команде, только приглашенным в него участникам или только себе.
Все задачи проекта автоматически наследуют эти настройки. Но управлять доступом можно и на уровне задачи: даже если она входит в закрытый проект или в список ваших личных дел, ее все равно возможно сделать доступной для всех членов команды или специально выбранных пользователей.
- Автоматизируйте работу интернет магазина или лендинга
- Расширяйте возможности за счет интеграций
- Не тратьте деньги на программистов и интеграторов
- Экономьте время за счет автоматизации рутинных задач
Кроме того, руководитель может настраивать полномочия допущенных участников. Например, выдать права на редактирование задач только некоторым пользователям, а для остальных оставить только возможность просматривать и комментировать.
Как мы уже сказали выше, Asana также позволяет назначать исполнителей для задач. Каждый участник команды видит порученные ему дела на отдельной вкладке и получает уведомления о назначении.
Основные разделы Асана
Переключаться между основными рабочими областями Asana можно с помощью кнопок на боковой панели. Давайте рассмотрим, в какие разделы вы можете отсюда попасть.
- Главная. Эта область помогает сфокусироваться на самых срочных делах. Здесь пользователь может увидеть все свои задачи с истекающим сроком, добавленные в избранное проекты, а также проекты, в которых недавно была активность.
- Мои задачи. Здесь пользователь может просматривать все задачи, в которых его назначили исполнителем.
- Входящие. Это центр уведомлений Asana. Сюда попадает актуальная информация о по всем проектам и задачам, в работе над которыми участвует пользователь. К примеру, если кто-то назначит вам задачу, во входящих появится соответствующее уведомление.
- Отчеты. Здесь можно настраивать и просматривать различные графики, которые отражают состояние дел в команде. К примеру, показывают соотношение проектов по показателю незавершенных задач.
- Портфели. Этот раздел помогает отслеживать состояние всех активных проектов в одном месте. Для каждого проекта система отображает его завершенность в процентах и статус, который показывает, насколько исполнители укладываются в намеченный план.
- Цели. Раздел позволяет ставить, корректировать и отслеживать различные цели компании или отдела. Это сверхзадачи, которые планируют в средней или долгосрочной перспективе, чтобы задать курс развития бизнеса. Примеры целей: повысить прибыль на 15%, расширить команду до 300 человек и так далее.
Интеграция с Asana: подключаем внешние сервисы
Возможности Asana можно расширять, подключая к сервису внешние инструменты. Например, вы можете интегрировать его с платформой Tableau. Тогда последняя будет автоматически получать данные из вашего аккаунта Asana и предоставлять подробную аналитику по задачам и проектам.
В Asana есть встроенные модули, которые упрощают интеграцию с различными приложениями. Чтобы настроить подключение, достаточно найти в каталоге на сайте Asana нужное приложение и следовать подсказкам по интеграции. В большинстве случаев процесс занимает несколько минут.
Но в каталоге может не оказаться приложения, которое вы хотели бы подключить. В таком случае можно воспользоваться коннектором ApiX-Drive. Эта платформа позволяет интегрировать Asana по API с сотнями дополнительных инструментов: от CRM и электронных таблиц до других менеджеров проектов и мессенджеров. Разберем несколько типичных примеров.
- Интеграция Asana с «Битрикс24». Результат: созданные в CRM задачи будут автоматически дублироваться в менеджер проектов. Или наоборот — в зависимости от выбранного типа подключения.
- Интеграция Asana с Trello. Результат: новые задачи будут автоматически копироваться из одного менеджера проектов в другой. Пригодится, если разные отделы компании используют оба сервиса, но хотят синхронизировать работу.
- Интеграция Asana с Facebook. Результат: каждый новый лид будет автоматически копироваться из соцсети в виде новой задачи в Asana. Такой вариант будет полезен, если вы используете менеджер проектов еще и как CRM.
- Интеграция Asana с Telegram. Результат: вы (или ваши сотрудники) сможете получать уведомления о новых задачах, подзадачах и проектах прямо в личные сообщения своего мессенджера. Ни одно важное событие не ускользнет от вашего внимания.
Для настройки интеграции с помощью коннектора технические навыки не нужны. Достаточно зарегистрироваться на сайте ApiX-Drive и подключить к Asana API внешнюю систему с помощью доступных подсказок веб-интерфейса. Настройка в среднем занимает до 15 минут.
Стоимость Asana
Пользователям Асана доступно три тарифных плана с индивидуальной ценовой политикой и своим набором доступных функций.
- План Basic. Бесплатный тариф с возможностью создавать безлимитное количество задач и проектов. Но число пользователей не может превышать 15 человек, также ограничена функциональность отчетов.
- План Premium. Нет ограничений на число пользователей, проектов и задач. Плюс дополнительные возможности для командной работы и отображения дел. И вдобавок ко всему персональное сопровождение клиента. Но функциональность отчетов неполная, а некоторые стандартные интеграции недоступны.
- План Business. Нет количественных ограничений. Полная отчетность, доступны портфели и цели.
Более подробное сравнение тарифных планов смотрите на странице «Расценки» на официальном сайте Asana.
Заключение
Если использовать Asana для управления личными делами, ее интерфейс может показаться слишком громозким и переполненным большим количеством функций.
Зато структура и богатые возможности сервиса делают Асана отличной системой для управления большими комплексными проектами. Особенно, когда речь идет о работе крупной команды.
А благодаря ApiX-Drive вы сможете быстро интегрировать Asana в экосистему своих рабочих инструментов и автоматизировать часть рабочих процессов.